会社で社用携帯が用意されているとき、電話帳の管理ってどうされてますか。
田舎の大きめの企業に勤めていた時は、社員が数百名おり、ほぼ全社員（一部パート含む）に社用携帯が貸与されていました。電話帳は個人管理になっており、新しい人が追加されたとき、社用携帯の持ち主が代った時などは個人が修正する必要がありました。きっつい・・。新しい携帯が用意されたときは、誰かの電話帳をコピーしていました。
結果、誰一人正しい状態の電話帳をもっておらずわけのわからない状態になっていました。こういった状態を起こさないために、電話帳一元管理のサービスが提供されているのですが、約500円／月／ユーザーという価格で、社員が200名いた場合は100,000円／月の経費がかかってしまいます。導入すれば組織変更や新入社員・退職などに簡単に対応できる、効率化できるとはいえ、、、簡単には導入できないですよね。
今回はそういうところ向けに約1,000円／月のコストで導入できる方法を説明したいと思います。初心者でもおそらく導入可能です。
レンタルサーバを契約して電話帳の一元管理環境を構築しよう
一元管理するためには必ず何らかのサーバが必要になります。サーバを用意し、必要なソフトウェアをインストールして、一元管理の電話帳を作成しましょう！
レンタルサーバの契約
レンタルサーバを契約します。使用するソフトの関係でオススメするのはcPanelが導入されている以下２つのサービスです。
mixhost
わりと新しめ（運用歴浅め）のレンタルサーバサービスです。
長期契約で月額880円〜になります。最小契約単位の3ヶ月であれば1,380円／月額です。
ColorfulBox
こちらも新しめのレンタルサーバサービスになります。
こちらは最小契約単位の1ヶ月契約であれば720円／月額で契約可能です。
※1ヶ月契約の場合初期費用が発生するようです
電話帳だけの利用だけであれば、ColorfulBoxのBOX1(最小スペック)の契約で十分と思います。
WEBサイト構築、クラウドストレージ的な用途で使いたい場合はBOX2〜の上位サーバの契約をオススメします。
今回はレンタルサーバの契約方法は今回省かせていただきます。
必要事項を入力するだけで簡単に契約できた記憶があります。。
電話帳ソフトウェアをインストールする
mixhostやColorfulBoxのサーバはcPanelという管理システムが導入されています。こちらのシステムが導入されている場合、特定のソフトウェアが簡単にインストールできる機能があり、今回はその簡単にインストールできる機能を利用して電話帳として使用できるソフトウェアをインストールします。
cPanelにログインし、インストール画面を開く
サーバの管理画面(cPanel)にログインしてください。ログイン後、ソフトウェア項目の Softaculous Apps Installerをクリックしてください。次画面が開いたら左メニューから[ファイル管理]->[nextcloud]をクリックしてください。
右側にＮｅｘｔｃｌｏｕｄの詳細情報が表示されたら、[今すぐインストール]をクリックしてください。
本来はクラウドストレージ機能がメインなんですが、拡張機能を活用して一元管理用の電話帳を構築して利用します。
必要事項を入力して、Nextcloudをインストール
| Choose Installation URL | ソフトウェアをインストールする場所を指定します。 プロトコルはhttps://を選択し、初期ドメインのXXXX.mixh.jpを選択します。 ディレクトリはお好きに入力してください。例）nc |
| データ・ディレクトリ | データ保存場所を指定します。webからアクセスできない領域に作られます。 |
| Admin Username | 管理者アカウントのユーザ名を入力してください。 adminというデフォルトの名前はセキュリティ上あまりよろしくないため、変更することを推奨しております。 |
| Admin Password | 管理者アカウントのパスワードを入力してください。 大文字、小文字、数字、記号を織り交ぜ、パスワード強度がStrongになるようにしてください。 |
| 管理者Eメール | ソフトウェアのインストールが完了した時、アップデートがあるときなどにメールが通知されるメールアドレスを入力してください。 |
入力がおわったら、【インストール】をクリックし、ソフトウェアをインストールします。
インストールが完了すると、ログインURLが表示されます。
クリックするとインストールしたソフトウェアのログイン画面が表示されます。
管理者アカウントのユーザ名、パスワードを入力してログインしてください。
連絡先機能を有効化
電話帳機能はデフォルトでは無効化されています。手動でアプリを追加する必要があります。
右上の歯車ボタンを押し、アプリをクリックしてください。
アプリをクリックすると、インストールされているアプリ一覧が表示されます。
左側のカテゴリ一覧の様なところから、【ソーシャル・コミュニケーション】を探してクリックしてください。すると右側にクリックしたカテゴリーに属するアプリが表示されますので、『Contacts』というアプリを探してください。
見つけましたら、ダウンロードして有効にするボタンをクリックしてください。
ダウンロードして有効にする、を押すと上部のメニューに【連絡先】という項目が追加されます。これで電話帳機能の追加が完了です。
あとは、電話帳の接続先情報をコピーする必要があります。連絡先アイコンをクリックすると、電話帳画面が表示されます。
表示された画面の左下にSettingsというボタンがありますのでクリックします。クリックすると色々なメニューが表示されます。次に連絡先の項目の横にある【…】をクリックすると、メニューが表示されますので、リンクをコピーを押してください。
これがサーバ上の電話帳のURLになります。コピーしたURLを忘れずにどこかにコピー＆ペーストしておきましょう。
Thunderbirdをインストールして、電話帳マスタを設定する(同期する)
Thunderbirdをインストールする
https://www.thunderbird.net/ja/
フリーのメールクライアント「Thunderbird」をダウンロードし、インストールします。
インストール手順は省略します。
アドオンを追加する
Thunderbirdを起動しましたら、下記手順でアドオンインストール画面を表示してください。
右上のハンバーガーメニュー -> アドオン -> アドオン
拡張機能を探す、の検索フォームから「CardBook」と検索し、Thunderbirdを追加 を押してアドオンを追加します。
追加すると、再起動が必要である旨のメッセージが表示されますので、Thunderbirdを再起動します。
再起動し、再度アドオン管理画面を表示すると連絡先(CardBook)が表示されます。
アドレス帳を追加する
メイン画面にもどると、[連絡先]というメニューが追加されていますので、クリックして開きます。
連絡先画面をひらいたら、左上のハンバーガーメニューからアドレス帳 -> 新しいアドレス帳 をクリックします。
クリックすると、新しいアドレス帳を追加する画面が表示されます。今回、サーバ上の電話帳を参照・編集する形になりますので【リモートサーバ上】を選択し、次へを押します。
次にアドレス帳の接続先情報を設定します。用意したアドレス帳はCardDAVという形式のものになります。CardDAVを選択してください。接続情報はちょっと前にコピーしたアドレス帳のＵＲＬを入力し、作成したアカウント情報（ユーザ名／パスワード）を入力します。
入力したら、検証ボタンをおして入力した情報が正しいかどうかチェックをします。
入力した情報が誤っている場合、「検証に失敗しました」というメッセージが表示されます。
検証に成功した場合のみ、[次へ]のボタンを押すことができます。
※今後もThunderbird上から電話帳を編集することになりますので、パスワードマネージャーにこのパスワードを保存する、にチェックをいれてください
追加するアドレス帳の名前を設定し、次へを押すとアドレス帳の追加が完了します。
連絡先トップ画面を表示すると、左側にアドレス帳が表示されます。
現時点でまだ連絡先が０件なので、１件追加してみます。
サンプルデータの追加
右側で右クリックすると、メニューが表示されるので【新しい連絡先】をクイックします。
添付画像の通りにサンプルの連絡先を登録してみます。
サンプルデータの確認（同期チェック）
登録すると、自動的にサーバと同期しますので、nextcloudの連絡先を確認すると、Thunderbirdで登録した連絡先が表示されます。
アプリの電話帳と同期設定(Android)
アプリをダウンロードする
GooglePlayストアからアプリをダウンロードします。アプリ名は「CardDAV-Sync free」です。
アプリを起動する
ホーム画面にアイコンが追加されますので、タップして開きます
アカウント(同期する電話帳)を追加する
作成した電話帳に接続するため、アカウントを作成する をタップします。
アカウント、電話帳の種類はCardDAVですので、CardDAVを選択してください。
nextcloudの電話帳の接続情報を入力します。Thunderbirdに入力した内容と一緒になります。SSLは、使用にチェックをいれ、クライアント証明書はなし、で大丈夫です。
入力がおわったら次へ をタップします。
接続情報に問題がない場合はそのまま次の画面にいきます。
接続できたら同期するアドレス帳を選択します。今回は連絡先という電話帳になるので、連絡先にチェックをいれ次へをタップします。
これで電話帳の追加が完了しました。次へをタップします。
今回追加した電話帳の名前（アカウント名）を設定します。この時に、サーバから電話への同期のみ、にチェックをいれることでサーバからスマホへの一方的な同期になります。（たしか）
アプリトップには追加した電話帳が表示されます。
電話帳の手動同期方法
アカウント名（電話帳）をタップするとオレンジ色の画面が表示されます。右上の点々をタップしてください。
タップすると、メニューがでますので【Sync Now】をタップすると即時同期を始めます。同期が完了すると、オレンジ色のすぐ右下あたりのLast Synced が0分前になります。
電話帳を確認すると、サーバ上の電話帳と同期していますので登録情報を利用することができるようになります。
アプリの電話帳と同期設定(iPhone)
iphoneでの設定は未確認です。確認でき次第、追加更新します。
最後に
実は無料で構築する方法もあります。Googleで1つアカウントを作成し、Google連絡先(Google Contact)を利用する方法です。おそらく、本来の使い方はGoogleアカウントに連絡先を登録し、パソコンでもスマホでも同じ連絡先を１ユーザーが使う、というような形なので1つのアカウントにある連絡先をみんなで参照、という形はよろしくないかと思われます。（もしかするとできないかもですけど）
企業などで使う時は、有償サービスを利用するか、サーバを契約して電話帳マスターを構築するか、の二択じゃないかなぁと個人的におもいます。